【關鍵詞】

考勤管理丨午休時間丨代劃考勤丨考勤表丨正班丨加班丨請休假丨工資表丨歸檔管理

【八大問題】

關于正常工作時間工資以及加班工資的折算，眾多公司HR和法務已經明晰。一個不容忽視的規則是，正常工作時間工資以及加班工資核算，主要依賴于工作時間的統計，雖然信息化已進入2.0時代，云考勤已逐步取代傳統的考勤軟件，但很多企業都是基于過時的手工統計，沒有相應的考勤系統來進行自動化管理。

然而，在我們處理大量的勞動爭議案件中，發現公司在對工作時間的統計即考勤管理上存在著許多問題，在此列舉多種常見問題，以供自查參考。

1. 沒有考勤管理。有些公司對員工根本沒有考勤管理系統，對員工的早到、遲到疏于管理。甚至個別管理層認為，正是由于其寬松的考勤管理留住了許多員工。但是，寬松管理的背后可能會隱藏著危機。

2. 中午休息無體現。有些公司在對管理人員的考勤管理上不盡嚴格，比如早晨上班時、下午下班時各打一次卡，中午的休息時間未能顯示。類似的案件已有發生，當員工進行仲裁或者訴訟時，只承認中午休息了30分鐘就餐時間甚至主張中午在崗位上一邊工作一邊午餐，最終公司面對敗訴的裁決只得仰天長嘆員工“不誠信”。

3. 只有簡單簽到，卻無具體時間的記載。有些公司的考勤一直沿用傳統的考勤辦法，即在考勤表中只顯示出勤、事假、病假、產假、婚喪假、探親假、帶薪年休假、遲到、早退、曠工等考勤記載，但是缺乏上下班具體時間、遲到早退的明確記載，也缺乏其他明確的申請或確認單據。我們發現，有些企業甚至對未出勤的背景和原因未做任何記載、備案。

4. 考勤記錄無員工簽名確認。在一個考勤周期結束時，只有電腦記錄或者工卡（考勤卡）存檔，沒有任何簽名，或者只有考勤員和主管部門負責人簽名，皆沒有被考勤者本人簽名。當發生勞動爭議，公司舉出真實的考勤記錄，而員工提出異議時，考勤記錄亦有不被采信的風險。

5. 對員工未出勤的原因未明確。在員工沒有出勤的天數中，公司未能注明該員工未出勤的原因，是無薪假還是有薪假，時常難以分辨。

6. 調休工作無確認、無說明。有些公司因業務分為旺季和淡季，會發生工作時間調休，但是，公司在公休日工作的記錄上并未注明系調休原因，在調休前后皆無員工的簽名確認。

7. 時常發生代劃考勤的情況。幾乎每一家公司都對代劃考勤制定了嚴厲的懲罰制度，但是，如何避免代劃考勤卻未充分關注。在代劃考勤的問題上，我們必須分析產生類似問題的根源所在。

8. 公司考勤資料未能妥善保管。一些單位對員工的考勤資料不能妥善保管，致使發生勞動爭議時，發生丟失、部分丟失現象，使自己在舉證上處于劣勢地位。

【六點建議】

有效防范考勤引發的法律風險，就必須從法律認知、具體安排、實務操作等各個層面加強管理。

1. 加強考勤管理意識。為能充分行使自己在勞動爭議中擔負的舉證責任，為充分維護自身合法權益，公司應當加強法制觀念，重視考勤管理，從管理人員到普通員工，都應把考勤及考勤確認當回事。

2. 改進公司正在使用的考勤表。如果公司現有考勤表的記錄并不完善，最好能及時精確記錄如下事項：上下班時間；遲到、早退的時間；請休假、曠工的時間。如遇員工曠工、不辭而別等特殊情況,一個考勤周期內員工不能簽字認可時,應由該員工所在部門的負責人在考勤表中注明理由或原因。同時，公司人力資源部門要按照員工知道的考勤管理制度或國家的相關規定，及時作出書面處理決定并通知員工本人。

3. 正班與加班分開統計。在一個考勤周期內，對正常工作時間與加班加點時間分開統計。有條件的單位還可以采用打卡或電腦指紋考勤與手工考勤相結合的方法對同一員工進行考勤，此種方法便于加班時間和加班日期的綜合計算和統計。“正班”與“加班”的區別必須厘清，否則易引發加班工資計算倍數的錯誤，此問題不可忽視。

4. 考勤統計表要求被考勤者本人及時簽名確認。對考勤記錄的統計表，在一個考勤周期結束時，不僅要有考勤員和主管部門負責人簽字，還必須有被考勤者本人的簽字認可。

5. 考勤的信息統計在工資表上確認。如果考勤統計表每月統計簽署的工作量較大或不便操作，可以在工資支付表上詳細列明，然后由員工本人簽領時書面確認。

6. 考勤統計表歸檔管理。公司要注重對考勤資料的定期收集和存檔管理，把考勤資料的管理納入人力資源管理的日常工作中去。一個考勤周期結束后、一個年度考勤結束后，公司應按部門、周期、年度分別把考勤資料裝訂成冊指定專人存檔妥善保管。